Weihnachtsfeier planen: Tipps für die Organisation + Checkliste

Eine gelungene Feier steht und fällt mit den Gästen. Daher stellt sich zu Beginn die Frage, wen Sie zur Weihnachtsfeier Ihrer Firma einladen möchten. Mitarbeitende mit Begleitung? Vielleicht sogar die Familien Ihrer Belegschaft? Wünschen Sie sich auch wichtige Geschäftspartner oder Kunden als Gast? Je nach Größe der Firma und in Abhängigkeit von geplanten Aktivitäten oder dem Programm können verschiedene Optionen sinnvoll sein.

Wenn die Gästeliste steht, können Sie sogleich überlegen, welche Form der Einladung am besten geeignet ist. Ob Sie eine klassische Karte oder eine E-Mail versenden, einen Aushang im Büro machen oder per Messenger-Nachricht einladen, hängt natürlich von der üblichen Kommunikation in Ihrer Firma ab.

Die Weihnachtszeit ist Hochzeit für Firmenfeiern, weshalb Sie frühzeitig mit der Planung beginnen sollten. Ab dem Spätsommer füllen sich die Buchungskalender von Locations und besonders Firmen mit vielen Mitarbeitenden sollten sich spätestens ab September um eine passende Location kümmern. Ganz gleich, ob Sie in einer großen Stadt oder eher ländlich feiern möchten: Weihnachtsfeier-Locations gibt es in vielerlei Ausführung und mit ganz unterschiedlichem Ambiente. Je nach Gästeanzahl, gewünschten Aktivitäten, Erreichbarkeit und eventuell erforderlichen Übernachtungsmöglichkeiten findet sich hier die richtige Location.

Wenn Sie den Ort der Weihnachtsfeier planen, sollte zugleich auch der Termin festgelegt werden. So können Sie die Gäste rechtzeitig informieren und möglichst viele der eingeladenen Mitarbeitenden können sich das Datum freihalten.

Eng mit der Location verbunden ist auch der Charakter und das Ambiente der Weihnachtsfeier Ihrer Firma. Hier bleibt die Wahl Ihnen überlassen: Wünschen Sie sich eine klassische Feier in einem gemütlichen Ambiente, weihnachtlich beleuchtet und mit elegantem Dresscode? Oder passt eher eine moderne Location zu Ihrer Firma, ohne aufwändige Dekoration und mit einer minimalistisch gedeckten Tafel?

Viele Locations lassen sich für Events individuell gestalten und dekorieren. Laden Sie auch externe Gäste ein, können Sie auf der Weihnachtsfeier Ihrer Firma zum Beispiel die Farben des Firmenlogos für die Dekoration nutzen. Eine andere Möglichkeit ist die Wahl eines Mottos, das die Kleidung, Aktivitäten und Dekoration der Location bestimmt und Ihrem Event einen bestimmten Charakter verleiht.

Um ein unvergessliches Erlebnis für alle Gäste zu schaffen, sollten Sie ein Programm mit Aktivitäten oder Künstlern für Ihre Weihnachtsfeier planen. Abhängig von Budget, Gästeanzahl und Interessenslage Ihrer Mitarbeitenden gibt es hier eine Vielzahl großartiger Möglichkeiten.

Rahmenprogramm

Für ein Rahmenprogramm mit Künstler:innen bieten sich Magier:innen oder Musiker:innen an. Auch Comedians oder verschiedene Walking Acts sind eine gute Option zur Unterhaltung während des Essens oder als Show für den Abend.

Aktivitäten

Gemütliches Beisammensein oder das klassische Weihnachtsdinner sind Ihnen zu langweilig? Dann werden Sie selbst aktiv und planen Sie zum Beispiel ein Teambuilding oder ein gemeinsames Erlebnis. Im Winter bieten sich etwa Eisstockschießen, das Bauen eines Lebkuchenhäuschens oder ein Karaoke-Abend an.

Tipp: Halten Sie Programm und Aktivitäten auf Fotos fest. So entstehen schöne Erinnerungen, die Sie im Büro aufhängen oder an die Gäste versenden können.

Gerade zur kalten Jahreszeit ist ein warmes Essen der schönste Grund, um zusammenzukommen. Ganz gleich, welche Art der Weihnachtsfeier Sie für Ihre Firma planen – dem Essen sollten Sie besondere Aufmerksamkeit schenken. Möglichkeiten gibt es hierfür viele: Buffet, Drei-Gänge-Menü oder ein Live-Cooking passen je nach geplantem Programm, Locationart und Gästeanzahl unterschiedlich gut. Ob Sie sich von einzigartigen Gourmet-Kreationen verwöhnen lassen oder der Grill für eine herzhafte Bratwurst im Brötchen angeworfen wird, ist Geschmackssache und letztlich auch durch das Budget bestimmt.

Wenn Sie oder das Team der gewählten Location das Essen für Ihre Weihnachtsfeier planen, sollten auch unterschiedliche Ernährungsweisen Berücksichtigung finden. Vegetarische, vegane, gluten- oder laktosefreie Speisen werden von vielen Caterern angeboten.

Neben den Speisen sind besonders auch die Getränke von Bedeutung. Glühwein, Sekt, nicht-alkoholische Getränke und Wasser sind die All-Time-Favoriten auf jeder Weihnachtsfeier. Ein ausgefalleneres Angebot bietet etwa eine mobile Cocktailbar oder eine Eisbar. Sprechen Sie im Vorhinein mit dem Dienstleister ab, welche Getränke angeboten werden und welcher Preis für eine Getränkepauschale gilt.

Haben Sie dieses Jahr einen besonderen Meilenstein erreicht? Ist Ihr Team noch enger zusammengewachsen? Oder blicken Sie aus anderen Gründen gern zurück in das vergangene Jahr? – Gründe für Geschenke gibt es viele. Besonders zur Weihnachtsfeier Ihrer Firma kommen kleine Geschenke gut an. Einige Unternehmen lassen von externen Dienstleistern Geschenk-Boxen zusammenstellen, andere verschenken eigene Produkte an Ihre Belegschaft, auch Gutscheine sind eine beliebte Option. Eine weitere Möglichkeit ist das Wichteln, bei dem jeder Mitarbeitende für eine zugeloste Person ein Geschenk besorgt.

Die Budgetplanung ist ein wesentlicher Teil der Organisation. Je nach Art und Größe der Weihnachtsfeier, dem geplanten Programm, Catering und der gebuchten Location ist die Kostenzusammensetzung meist etwas unterschiedlich. Kostenfaktoren, die Sie jedoch in jedem Fall für die Weihnachtsfeier Ihrer Firma berücksichtigen sollten, sind:

• Speisen & Getränke

• Location

• Technische Ausstattung der Location

• Ggf. zusätzliches Personal für Catering, Technik, Musik oder Licht

• Rahmenprogramm: Künstler, Teambuilding

• Dekoration

• An- und Abreise

• Übernachtungsmöglichkeiten für Mitarbeitende mit längerer Anreise

• Geschenke oder Gutscheine

Holen Sie sich nach der Weihnachtsfeier Ihrer Firma das Feedback von Ihren Gästen ein. Erfolgreiche Events sind die beste Basis für weitere unvergessliche Veranstaltungen, wenn Sie wissen, was Ihren Gästen gefallen hat und wo es noch Verbesserungsbedarf gibt. Versenden Sie zum Beispiel ein Erinnerungsfoto und regen Sie so zur Beantwortung einer Umfrage an oder sprechen Sie beim Neujahrsmeeting Wünsche für die nächste Feier an.

Mithilfe dieser Tipps können Sie entspannt Ihre Weihnachtsfeier planen und den Jahresabschluss für alle Gäste zu einem unvergesslichen Highlight machen. Die untenstehende Checkliste hilft, den Überblick nicht zu verlieren.