Was Sie bei der Planung eines virtuellen Networking-Events beachten sollten

Wer schon mal an einem Networking-Event teilgenommen hat weiß, dass man sich zu Beginn einer solchen Veranstaltung verloren fühlen kann und dass es Mut kosten kann, auf neue Menschen zuzugehen. Virtuell mag es einfacher sein, andere Teilnehmer anzusprechen. Gleichzeitig ist es als Gastgeber schwerer, eine lockere Atmosphäre zu schaffen, bei der sich alle Teilnehmenden wohlfühlen, unterhalten werden und sich auch integriert fühlen. Was sollten Gastgebende bei der Planung beachten, damit das digitale Networking zum Erfolg wird?

Bei virtuellen Events gibt es viele Vorteile: Der logistische Aufwand ist geringer, theoretisch können Teilnehmende aus aller Welt eingeladen werden und alle können von Zuhause aus teilnehmen und somit auch in Zeiten von Social-Distancing dabei sein. Zugleich ist es online schwerer, die Spannung aufrecht zu erhalten, da viele ohnehin schon den ganzen Tag vor dem Bildschirm sitzen.

Wie lang sollte ein virtuelles Networking-Event maximal sein und wie viele Teilnehmer sollten dabei sein?

Um die Aufmerksamkeitsspanne bei digitalen Veranstaltungen zu halten, sollte das Event möglichst nicht länger als 90 Minuten andauern. Damit währenddessen jeder Gast die Möglichkeit hat sich einzubringen und die anderen Teilnehmer kennen zu lernen, sollten zudem nicht zu viele Personen eingeladen werden – ein Online-Event mit z.B. bis zu 10 Personen kann sehr bereichernd sein. Wenn es doch mehr Personen sein sollen, empfehlen sich „Break-Out-Rooms“, in denen sich Teilnehmende bei Bedarf in kleineren Gruppen zusammenfinden können.

Die Gästeliste

Damit sich keine Person ausgeschlossen fühlt, sollte man darauf achten, dass sich der Großteil der Gruppe noch unbekannt ist – schließlich möchten Sie auch neue Menschen kennenlernen.

Laut einer Studie von Viking in Zusammenarbeit mit dem Meinungsforschungsinstitut OnePoll hat die Hälfte aller Befragten angegeben, dass sie „beim Netzwerken Leute aus der gleichen Branche kennenlernen wollen“. 42% sei es laut der Studie außerdem wichtig, dass sie Personen kennenlernen, die sich in einer ähnlichen Situation wie sie selbst befinden. Im Idealfall sollten die Teilnehmer sich also noch nicht sehr gut kennen, ähnliche Interessen haben und in der gleichen Branche arbeiten.

Technik so unkompliziert wie möglich halten

Am besten ist es, wenn die technischen Aspekte für alle Beteiligten so einfach wie möglich gehalten werden und Teilnehmer nur auf einen Link klicken müssen ohne spezielle Programme herunterzuladen. Zudem empfiehlt es sich, vorab eine E-Mail mit genauen Anweisungen an alle zu senden: Was benötigen die Beteiligten? Sollten Sie unbedingt ihre Kamera einschalten? Sollen alle vorab bereits Getränke bereitstellen, damit die Gruppe zusammen anstoßen kann? Stellen Sie evtl. sogar Getränke, welche den Teilnehmenden vorab zugesendet werden?

Stellen Sie sich zuerst folgende Frage: Findet das virtuelle Event ausschließlich für geladene Gäste statt oder ist eine öffentliche Veranstaltung geplant?

Sollte es sich um ein Event mit Gästeliste handeln, wäre es sinnvoll, persönliche E-Mail-Einladungen zu versenden. Handelt es sich um eine öffentliche Veranstaltung, sollten Sie herausfinden, über welche Kanäle Sie Ihre Zielgruppe am besten erreichen. Sind sie hauptsächlich auf LinkedIn vertreten, wäre es sinnvoll, ein LinkedIn-Event zu erstellen. Ein weiterer Vorteil einer öffentlichen LinkedIn-Veranstaltung ist, dass die Teilnehmer öffentlich sichtbar sind und dadurch weitere Personen angeregt werden können, ebenfalls teilzunehmen. Um Ihre Reichweite zu steigern, können Sie z.B. auch Werbeanzeigen auf den Plattformen schalten, auf denen sich Ihre Zielgruppe aufhält.

Zudem sollten Sie das genaue Ziel der Veranstaltung und alle wichtigen Eckdaten (Datum, technische Voraussetzungen, Start- und Endzeit sowie Link zur Veranstaltung) nennen.  

Wer kennt es nicht – Sie sind auf einem Networking-Event, viele sind mit Kollegen da und Sie müssen sich erstmal einfinden und stehen womöglich noch allein am Rand des Geschehens.

Als Gastgeber sind Sie für das Gespräch verantwortlich. Begrüßen Sie die Teilnehmer, stellen Sie sich kurz vor und schlagen Sie vor, dass sich jeder Teilnehmer in einem Satz kurz vorstellt. Und dann? Am besten Sie schreiben Sie sich schon vorher spezifische Fragen ­(die über Smalltalk hinausgehen) auf, damit Sie das Gespräch in Gang bringen. Alle aus der Runde könnten eine Ihrer Fragen der Reihe nach beantworten. Damit sich niemand vor der Beantwortung der ersten Frage drückt, sollten Sie direkt jemanden ernennen. Zusätzlich könnten Sie durch Umfrage-Tools Fragen stellen und anschließend über das Ergebnis der Umfrage diskutieren.

Des Weiteren können Sie auch mit Ihren vorab bereitgestellten Getränken anstoßen – während eines virtuellen Events zu essen, empfiehlt sich meistens eher weniger, da sich viele Menschen unwohl fühlen vor der Kamera zu essen – dabei ist das Einschalten der Kamera essenziell, um eine Verbindung zwischen den Teilnehmern zu schaffen.

Als Gast kann man sich selbstverständlich auch auf ein virtuelles Networking-Event vorbereiten. Überlegen Sie sich am besten schon vorab, wie Sie sich kurz in 1-3 Sätzen vorstellen können. Zudem sollten Sie darauf achten, dass Sie während des Events in einer ruhigen Umgebung sitzen und Ihre Kamera einschalten können. Damit Sie aus der Veranstaltung etwas ziehen können, sollten Sie sich nicht davor scheuen, aktiv am Gespräch teilzunehmen oder den Anfang eines Gesprächs zu machen. Gleichzeitig ist es wichtig, den anderen aufmerksam zuzuhören – zum einen, weil Sie Ihrem Gegenüber somit Wertschätzung entgegenbringen, zum anderen aber auch, damit Sie der anderen Person spannende Fragen stellen und somit auch besser kennenlernen können.

Wenn Sie im besten Fall bereits vor dem Event wissen, welche Gäste noch teilnehmen, sollten Sie sich schon vorab überlegen, mit wem Sie ins Gespräch kommen möchten, damit das Event so zielführend wie möglich für Sie wird.

Als Gastgeber sollten Sie unbedingt eine E-Mail im Anschluss an alle Teilnehmenden senden, in der Sie sich für den Austausch oder besondere Gesprächsthemen bedanken können. Als Gast des Events ist es ebenfalls empfehlenswert denjenigen, mit denen Sie tiefere Gespräche geführt haben, noch eine Nachricht mit Ihren Kontaktdaten zu schicken, um auch in Zukunft in Kontakt zu bleiben.