09/19/2023

Veranstaltungsschutz: Tipps zur Sicherheit auf Ihrem Event + Checkliste

Publikum vor Konzertbühne bei Dunkelheit

Die Planung Ihres Events ist in vollem Gange und Sie wünschen sich einen reibungslosen Ablauf. Hierfür ist neben der richtigen Location, dem passenden Catering und Unterhaltungsprogramm insbesondere die Veranstaltungssicherheit wichtig. Veranstaltungssicherheit bedeutet den Schutz aller Akteure und Teilnehmenden innerhalb eines Event-Areals. Die Besucher und Beteiligten des Events sollen ebenso wie der Veranstaltungsort selbst gegen verschiedene Gefahren wie unbefugte Zutritte, Panik oder Brände geschützt werden. Welche Aspekte hierbei beachtet werden müssen und wie Veranstaltungsschutz effektiv umgesetzt werden kann, erfahren Sie hier.

Inhaltsverzeichnis

Wann brauche ich Veranstaltungsschutz für mein Event?

Bei der Veranstaltungssicherheit steht neben dem Schutz der Besucher auch die Sicherheit des gesamten Events als solches im Fokus. Doch wann benötigen Sie einen Veranstaltungsschutz für Ihr Event?

Grundsätzlich sind die Verordnungen bezüglich der Veranstaltungssicherheit so vielfältig wie die Veranstaltungsformate selbst. Größere Veranstaltungsarten können in

Veranstaltungen im öffentlichen Raum (z.B. Straßenfeste oder Events in Parks)
Open-Air-Veranstaltungen in Anlagen (z.B. Festivals)
Veranstaltungen in Gebäuden (z.B. in Eventhallen oder Festsälen)

unterteilt werden. Die zugrundeliegenden rechtlichen Rahmenbedingungen können für jedes Eventformat sehr unterschiedlich sein, eine Orientierung gibt die jeweilige landesrechtliche Versammlungsstättenverordnung. Hier finden sich Anforderungen zum Schutz von Anwesenden sowie z.B. zum Brandschutz und bestimmten Sicherheitseinrichtungen. Ein Sicherheitskonzept sollte jedoch alle baulichen, technischen und organisatorischen Maßnahmen beinhalten, die im Vorfeld einer Veranstaltung vom Veranstalter geplant werden können.

Welche Veranstaltung nun ein Sicherheitskonzept benötigt, hängt also vor allem von der Größe des Events ab. Während viele Veranstaltungen und Feiern im privaten Kreis auf expliziten Veranstaltungsschutz verzichten können, ist es bereits für kleinere Veranstaltungen im öffentlichen Raum sinnvoll, ein Sicherheitskonzept zu planen. Ein Straßenfest mit einer Bühne für Künstler oder der Zutritt zu einem dörflichen Zeltfest erfordern bereits den Schutz von Besuchern sowie Künstlern durch geschultes Sicherheitspersonal.

Zwei Security-Mitarbeiter auf einer Grünfläche — Dienstleister sorgen für Veranstaltungssicherheit

Planung und Durchführung von Sicherheitsmaßnahmen

Die Planung der Veranstaltungssicherheit darf während der Eventorganisation nicht vernachlässigt werden. Besonders bei großen Events kommen hierfür nicht selten ganze Teams zum Einsatz, die im Vorfeld jede mögliche Gefahr identifizieren und so zur Vermeidung beitragen.

Für kleinere Veranstaltungen mit weniger personellen Ressourcen können die Planung und Umsetzung eines Sicherheitskonzepts jedoch schnell überfordernd sein. Zur Orientierung sind die wichtigsten Aspekte der Veranstaltungssicherheit nachfolgend aufgelistet.

Sicherheitskommunikation

Die eigentliche Durchführung des Sicherheitskonzepts beginnt bereits vor Ihrer Veranstaltung. Ihren Besuchern muss im Vorfeld klar sein, welche Ansprüche Sie an die Veranstaltungssicherheit haben, welche Gegenstände erlaubt und welche verboten sind, wie die Zufahrt zum Gelände mit dem PKW geregelt ist usw. Die Kommunikation über die Sicherheit auf Ihrem Event mit den Besuchern stellt also einen wichtigen Teil des Veranstaltungsschutzes dar.

Crowdmanagement

Die Steuerung von Besucherströmen ist vor allem, aber nicht nur bei Großveranstaltungen wichtig. Die Gegebenheiten in einer Location oder auf einem Veranstaltungsgelände müssen den Verantwortlichen bekannt sein, um das Publikum geregelt durch Ein- und Ausgänge zu lotsen. Crowdmanagement ist auch von Bedeutung, wenn Besucher in bestimmte Areale des Geländes oder der Eventlocation gelenkt werden sollen, etwa um eine Ausstellung oder eine bestimmte Fläche zu erleben. Für erfolgreiches Crowdmanagement sind Überblick und Ruhe der Mitarbeitenden wichtig. Die Location muss im Vorhinein geprüft und auf eventuelle Gefahrenpunkte wie Nadelöhre untersucht werden. Die Mitarbeitenden sollten Notausgänge kennen und beim Einlass sowie in der Kommunikation mit den Eventteilnehmern stets Ruhe bewahren. Zentral ist außerdem ein funktionierender Austausch (z.B. per Funk) innerhalb des Teams, der durch die Delegation eines Teamleaders unterstützt wird.

Parkplatzkontrolle

Sowohl vor als auch nach dem Event ist die Parkplatzkontrolle ein wichtiger Teil der Veranstaltungssicherheit. Die überwachte Belegung der vorhandenen Parkplätze verhindert zum einen Staus vor der Location und zum anderen den Kampf um den besten Stellplatz. So erscheinen die Besucher pünktlich zum Beginn der Veranstaltung und Ärger mit dem Ordnungsamt aufgrund widerrechtlich abgestellter Fahrzeuge kann vermieden werden. Nach dem Ende der Veranstaltung sorgt die Kontrolle des Parkplatzes auch für ein geregeltes Abfließen des Verkehrs, sodass Unfälle verhindert werden können.

Einlasskontrollen

Ist der Zugang zu Ihrem Event mit Tickets oder Einladungen beschränkt, benötigen Sie eine Einlasskontrolle, die entweder elektronisch (z.B. über einen QR-Code auf dem Ticket) oder mit Personal durchgeführt werden kann. An dieser Stelle kann auch eine Überprüfung der Besucher auf gefährliche oder nicht erlaubte Gegenstände erfolgen.

Individuelle Sicherheit

Planen Sie ein Event mit besonderen Besuchern, für die Sie eine individuelle Gästebetreuung wünschen? Dann ist auch dies ein Teil Ihres Veranstaltungsschutzes. Der gesonderte Einlass, eine Begleitung zum VIP-Bereich oder die im Notfall besonders schnelle Entfernung der Person vom Gefahrenort gehören zum Sicherheitskonzept Ihrer Veranstaltung.

Großes Publikum schaut auf eine Bühne — Großveranstaltungen erfordern ein besonderes Maß an Sicherheitsvorkehrungen

Checkliste: Erfolgreiche Umsetzung der Veranstaltungssicherheit

Die fachgerechte Veranstaltungssicherheit stellt bei guter Planung den reibungslosen Ablauf Ihres Events sicher. Damit Sie keinen Planungsschritt aus den Augen verlieren, finden Sie hier eine Checkliste zur Übersicht der wichtigsten Faktoren des Veranstaltungsschutzes.

Rechtliche Rahmenbedingungen einhalten: Welche Ausnahmen oder Abweichungen gelten ggf. für Ihre Veranstaltung? Müssen Genehmigungen eingeholt oder ein Sicherheitskonzept vorgelegt werden?
Verantwortlichkeiten: Ist die Verteilung der Aufgaben und Verantwortungsbereiche vorgenommen und jedem Teammitglied bekannt?
Personal: Ist ausreichend Personal mit ausreichender Qualifikation vorhanden?
Risikoanalyse: Sind alle möglichen Risiken (z.B. durch Wetter, Publikum, Infrastruktur, Veranstaltungsstätte) identifiziert und soweit möglich vermieden?
Kapazität der Location: Ist die maximale Personenkapazität bekannt, gibt es Rettungs- und Bestuhlungspläne?
Absperrungen des Veranstaltungsortes: Sind Notausgänge bekannt, Rettungswege gekennzeichnet und eine Notfallbeleuchtung vorhanden?
Kommunikation: Ist eine Kommunikation des Veranstaltungsteams auch im Notfall gesichert? Wie kommuniziert das Sicherheits-Team mit den Besuchern?
Sicherheitskommunikation: Sind die Besucher schon im Vorfeld der Veranstaltung über sicherheitsrelevante Aspekte informiert?

Hinweis: Die hier zur Verfügung gestellten Informationen dienen lediglich als Übersicht und ersetzen keine Beratung durch professionelle Unternehmen oder offizielle Anlaufstellen. Jedes Event ist einzigartig und benötigt individuelle Vorkehrungen zum Veranstaltungsschutz, die regional geltende Auflagen erfüllen müssen.