Eventdesign: So gestalten Sie unvergessliche Veranstaltungen

Für das Eventdesign spielt neben einer guten Planung vor allem Ästhetik und Kreativität eine Rolle. Zu einem ansprechenden und erfolgreichen Veranstaltungspaket gehören ein Designkonzept, das passende Branding sowie auch abgestimmtes Marketing. Diese Aspekte fließen in die ästhetische Planung und Umsetzung eines Events ein und tragen dazu bei, dass die Teilnehmenden sich wohlfühlen, eine bestimmte Atmosphäre erleben und die Veranstaltung in Erinnerung behalten.

Im Unterschied zur Eventplanung, welche vornehmlich organisatorische Aspekte wie Budgetplanung, Logistik, Personal u. v. m. fokussiert, sorgt das Eventdesign für eine harmonische Gestaltung der Veranstaltung und richtet den Blick auf die Zielerreichung des Events anhand von Designelementen. Das Gestalten einzelner Elemente, oft auch als „Look & Feel“ bezeichnet, und die Zusammenführung von Planung und Organisation unter dem übergeordneten ästhetischen Schema steht im Mittelpunkt des Eventdesigns.

Das Eventdesign beinhaltet viele verschiedene Elemente, von der Location über das Marketing bis hin zu Sicherheitsaspekten. Doch bevor mit der Erarbeitung des Eventdesigns begonnen wird, sollte das Ziel der Veranstaltung festgelegt werden. Dies ist abhängig vom Anlass und der Zielgruppe des Events: Wer sind die Teilnehmenden und welche Botschaft und Atmosphäre sollen ihnen auf dem Event vermittelt werden? Die Zielsetzung gibt erste Anhaltspunkte für das Eventdesign. Abhängig von Zielformulierung, Anlass und der zu übermittelnden Botschaft lässt sich feststellen, welche Designelemente die Zielerreichung unterstützen und zur Schaffung der Atmosphäre beitragen.

Auf Basis dessen wird im Rahmen des Eventdesigns ein Konzept entwickelt, welches sich durch die gesamte Veranstaltung zieht: Von der Einladung über die Raumgestaltung bis hin zur Musikwahl und der Nachbereitung. Folgende Schlüsselfaktoren gilt es für ein erfolgreiches Eventdesign zu beachten.

Die Eventlocation ist der physische Veranstaltungsort und bildet zugleich den Rahmen für die Inszenierung des Events. Ästhetische Aspekte wie der Stil einer Location und die Möglichkeit zur Dekoration bestimmen die Eignung einer Location für ein bestimmtes Event. Ob die Location ausgefallen oder klassisch ist, industriell oder modern, zentral oder eher abgelegen – diese Aspekte beeinflussen das Eventdesign. Denn der erste Eindruck für die Teilnehmenden zählt: Wie wirkt die Location von außen, wie ist die Anfahrt, welche Anbindung ist gegeben? Was erwarten die Teilnehmenden von der Location und welche Optionen gibt es, diese Erwartungen vielleicht sogar zu übertreffen?

Weitere Faktoren des Eventsdesigns betreffen praktische Aspekte der Location. Welche technischen Möglichkeiten weist der Veranstaltungsort auf, ist eine Musik- und Lichtanlage vorhanden? Wie können ortsspezifische Gegebenheiten genutzt werden, um die Teilnehmenden zu leiten? Welche Orientierungsmöglichkeiten gibt es, welche Raumgestaltung ist umsetzbar? Erfolgreiches Eventdesign vereint die praktischen Aspekte mit kreativen und ästhetischen Elementen. Die Wahl der richtigen Location unter Beachtung des Gleichgewichts zwischen dekorativen und nützlichen Faktoren ist der erste entscheidende Schritt für ein gelungenes Eventdesign.

Hand in Hand mit der Locationwahl geht das Raumdesign, welches maßgeblich dazu beiträgt, eine bestimmte Atmosphäre zu schaffen und Emotionen bei den Teilnehmenden zu wecken. Während des Events nehmen die Teilnehmenden viele Aspekte bewusst, einige jedoch auch unbewusst wahr: Wie warm ist es in der Location? Ist die Helligkeit angepasst an das Event oder die einzelnen Tagesordnungspunkte? Ist die Raumgestaltung verständlich, lenkt sie vom Event ab oder unterstützt sie die Veranstaltung? Welche Möglichkeiten zur Orientierung bietet der Raum für die Teilnehmenden? Diese Faktoren nehmen Einfluss auf das Wohlgefühl der Besucher:innen und sollten daher im Vorfeld im Rahmen der Zielsetzung abgestimmt werden.

Ein zentraler Punkt im Raumdesign ist die Bestuhlungsform, welche erheblichen Einfluss auf den Fokus während der Veranstaltung nimmt.  Ob Gala- bzw. Bankettbestuhlung, U-Form oder Reihenbestuhlung – je nach Ausrichtung der Sitzgelegenheiten sind verschiedene Formen der Interaktion unterschiedlich gut möglich. Natürlich ist eine Bestuhlung nicht in jedem Fall ratsam, einige Eventdesigns verzichten auf eine vorgegebene Anordnung von Sitzgelegenheiten. Je nach Anlass, Veranstaltungsart und Locationgröße können in verschiedenen Räumen auch variierende Bestuhlungsformen genutzt oder Formen des Beisammenseins durch eigene kreative Sitzgelegenheiten (z.B. Grüppchen) unterstützt werden.

Besonders für Eventdesign auf Business Events ist das Branding und die Einhaltung des Corporate Designs von großer Bedeutung. Bereits bei der Wahl der Location können Besonderheiten in der Architektur des Gebäudes, Raumformen oder farbliche Akzente bewusst für im Sinne des Corporate Designs genutzt werden. Doch nicht nur in der ästhetischen Gestaltung des Raums, auch in die Eventorganisation selbst sollten firmeneigene Werte und Markenbotschaften einfließen, welche eine individuelle Identität der Veranstaltung konstruieren.

Branding nimmt zudem in der Wahl von Designelementen wie Möbeln und Dekoration einen wichtigen Stellenwert ein. Die Schaffung eines einheitlichen, visuellen Gesamtbildes im Sinne des Corporate Designs ist für das Eventdesign von Business Events ratsam. Hierzu gehören ebenfalls die produzierten Werbemittel wie Flyer, Newsletter und Videos, welche rund um die Veranstaltung eine stimmige Identität vermitteln.

Teil eines stimmigen Eventdesigns ist die Werbung und das Marketing, welches im Vorfeld besonders das Einladungs- und Gästemanagement fokussiert und im Nachgang die Nachbereitung der Veranstaltung. Egal ob es sich um ein privates oder ein Business Event handelt, die Teilnehmenden sollten vorab gut informiert sein und bereits in Kontakt mit dem ganzheitlichen Designkonzept kommen. Designtechnisch abgestimmte Einladungen oder E-Mails sowie weitere (digitale) Werbemittel bilden die ersten Berührungspunkte für die Teilnehmenden und sollten sich daher in das Eventdesign der jeweiligen Veranstaltung einpassen.

Passende Eventdesign-Konzepte können für private Veranstaltungen beispielsweise mithilfe eines Mood-Boards erstellt werden. Die Visualisierung der gewünschten Atmosphäre hilft bei der Findung passender Farben, Designelemente wie Pflanzen oder des übergeordneten Designschemas.

Kein Event kann ohne die Beachtung sicherheitsrelevanter Aspekte stattfinden. Auch wenn das Eventdesign scheinbar unbegrenzte Möglichkeiten zur kreativen Gestaltung von Veranstaltungen bietet, ist Veranstaltungsschutz der wichtigste Punkt in der gesamten Eventplanung. Keine Design-Entscheidung darf zulasten der Sicherheit der Teilnehmenden getroffen werden. Damit alle Designelemente wie geplant umgesetzt werden können, sollten die Sicherheitsaspekte von Beginn an beachtet werden.

Besonders die der Wahl der Partner – sei es Shuttleservice, Caterer oder Eventdekorateur – ist daher mit Sorgfalt zu treffen. Erfahrene Partner kennen die Herausforderungen der Eventbranche und wissen, Eventdesign und Sicherheit klug miteinander zu verbinden. Wer das Eventdesign nicht selbst übernehmen möchte, kann sich an die Betreiber der gewünschten Location wenden: In vielen Fällen bieten diese entsprechende Dienstleistungen an oder unterstützen gern bei der Umsetzung des angestrebten Eventdesigns.