Checkliste für Ihre Hochzeit – stressfreie Planung und der Weg zur Traumlocation

Es gibt viel zu tun – doch wie anfangen? Zuerst sollte ein Datum festgelegt werden. Am besten ist es, wenn Sie 1 bis 1,5 Jahre vor Ihrem gewünschten Datum - je nach Rahmen und Art der Hochzeit - anfangen, Ihre Hochzeit zu planen. Soll es nur ein kleines Fest werden, können Sie auch kurzfristiger planen. Bei spontanen Hochzeiten kann es allerdings sein, dass Sie nicht auf Anhieb die gewünschte Location, Dienstleister etc. finden, da viele schon weit im Voraus ausgebucht sind. Außerdem sollte darauf geachtet werden, dass die wichtigsten Personen in Ihrem Umfeld an diesem Termin sicher Zeit haben.

Hochzeitsordner anlegen

Ihr Termin steht? Damit Sie den Überblick bei allen Angeboten und Möglichkeiten nicht verlieren, ist es sinnvoll, sich einen Hochzeitsordner anzulegen, in dem Sie alle wichtigen Informationen abheften können.

Hochzeitsplaner

Entscheiden Sie, ob Sie die Hochzeit selbst planen möchten oder mit Hilfe von einem Hochzeitsplaner, dieser hat bereits viel Erfahrung und kann bei vielen Entscheidungen helfen.

Die Kosten für einen Hochzeitsplaner können dabei variieren, viele orientieren sich am Gesamtbudget der Hochzeit und machen dann in etwa 10% - 15% aus. Einige rechnen aber auch nach Stundenbasis ab und verlangen zwischen 50€ - 150€ die Stunde.

Im zweiten Schritt sollte Ihr Budget festgelegt werden. Überlegen Sie, wie viel Sie für Ihre Hochzeit ausgeben möchten oder können, demnach können Sie z.B. die Gästeanzahl und Größe der Location besser einplanen. Bei der Budgetplanung kann so einiges zusammenkommen – die wichtigsten und häufigsten Kostenfaktoren sind die Folgenden:

• Location

• Catering

• Floristik

• Konditor:in

• Fotografie

• Trauringe

• Trauredner:in

• Hochzeitsauto

Im Schnitt geben Paare in Deutschland ca. 13.800 € für Ihre Hochzeit aus

Die Kosten können selbstverständlich nicht verallgemeinert werden, da diese stark von der Anzahl der Gäste, dem Ort und Ihren persönlichen Wünschen abhängen. Laut einer Hochzeitsstudie von WeddyPlace aus dem Jahr 2021 geben Paare in Deutschland im Durchschnitt ca. 13.800 Euro für Ihren großen Tag aus, jedes siebte Paar hingegen bleibt unter 5.000 Euro und nur jedes 250. Paar gibt mehr als 40.000 Euro für die Hochzeit aus.

Anzahl der Gäste 

Nachdem Sie Ihr Budget kalkuliert haben, können Sie eine vorläufige Gästeliste erstellen, damit Sie schon mal einen groben Überblick über die Anzahl bekommen und somit wissen, wie groß die Location in etwa sein sollte.

Nicht vergessen: Save-the-Date

Sobald Sie die Gästeliste nochmal überarbeitet haben und die wichtigsten Personen draufstehen, können Sie die Save-the-Date Karten verschicken, damit diese sich den Wunschtermin freihalten und auf jeden Fall dabei sein werden. Diese sollten spätestens sechs Monate vor Ihrem Hochzeitstermin verschickt werden.

Was auf Ihrer Checkliste für die Hochzeit nicht zu kurz kommen sollte: der kreative Part. Möchten Sie eine Hochzeit mit Motto veranstalten, zu dem auch Dekoration, Location und der Dresscode passt?

Let’s get creative: Art der Hochzeit

Viele Paare entscheiden sich für eine traditionelle klassische Hochzeit mit Standesamt und Kirche, wenn Sie dies auch möchten, dann sollten Sie Ihre Eheschließung frühzeitig beim Standesamt und auch beim Pfarreramt anmelden.

Wenn Sie jedoch zusätzlich eine Motto- bzw. Themenhochzeit, wie z.B. im Boho- oder Vintage-Stil planen, dann können Sie sich bereits jetzt zur Dekoration und anderen Trends inspirieren lassen z. B. auf Pinterest.

Sie haben aber auch die Möglichkeit eine freie Trauung zu planen, dann sollten Sie entscheiden, wer die Trauung durchführen soll.

Bei der ganzen Planung stehen Sie aber nicht allein da, denn es ist durchaus üblich Trauzeugen und/oder Brautjungfern zu ernennen, die Ihnen helfen und einige Erledigungen abnehmen. Sie können sich bei Bedarf einen Pfarrer beim Pfarreramt aussuchen und mit diesem vorab die wichtigsten Punkte, wie die musikalische Begleitung und den allgemeinen Ablauf durchgehen.

Jetzt haben Sie schon sehr viele wichtige Entscheidungen getroffen, doch nun kommen die umfangreichen Themen:  Die Location und Dienstleister.

So finden Sie Ihre Traumlocation

Sie sollten frühzeitig mit der Locationsuche beginnen, gerade bei beliebten Terminen wie einem „Schnappszahl-Datum“ oder in der Hochzeitssaison zwischen Mai und August sollten Sie mindestens 1 - 1,5 Jahre im Voraus planen, denn viele Locations sind frühzeitig ausgebucht.

Ansonsten sollten Sie entscheiden, wie groß Sie feiern möchten und ob Sie lieber eine Outdoor-Hochzeit, wie z.B. eine Gartenhochzeit oder drinnen in einem Festsaal feiern möchten, dementsprechend sollten Sie nach einer passenden Location suchen.

Wenn Sie auf eventlocations.com suchen, dann können Sie in den Filtermöglichkeiten genauestens angeben was Sie sich wünschen, ob eine kleine Hochzeit in einem Restaurant, eine große Feier im Schloss mit Festsaal oder lieber unter freiem Himmel mit Blick aufs Wasser. Auch romantische Scheunen im Grünen oder ein Hofgut gibt es zur Auswahl. Fragen Sie einfach unverbindlich Ihre favorisierten Locations für Ihren Wunschtermin an.

Der Standort der Location

Sie sollten sich außerdem noch damit auseinandersetzen, ob die Location gut zu erreichen ist und wie die Gäste vom Standesamt zur Kirche und Location kommen. Von Vorteil wäre es natürlich, wenn alles in unmittelbarer Nähe zueinander liegt. Ansonsten achten Sie darauf, dass genügend Parkmöglichkeiten vorhanden sind oder buchen Sie noch einen zusätzlichen Fahrservice hinzu. Wenn Sie Gäste einladen, die von weiter weg anreisen, dann sollten Sie sich auch um eine Übernachtungsmöglichkeit kümmern, fragen Sie bei Familienmitgliedern nach oder wählen Sie Hotels in verschiedenen Preisklassen aus.  

Wenn Sie die perfekte Location anhand der Bilder gefunden haben, raten wir Ihnen diese auch nochmal vor Ort zu besichtigen, damit Sie sicher sein können, dass alle Ihre Wünsche erfüllt werden können. Wenn Sie zufrieden sind, können Sie einen Termin für ein Probeessen vereinbaren – gehen Sie auch weitere Punkte durch, wie z. B. Kindermenü, Tischkarten und Blumenschmuck.

Nachdem Sie die Location gebucht haben, können Dienstleister angefragt werden. Überlegen Sie, ob Sie eine Live-Band oder einen DJ engagieren möchten, auf Event Portal finden Sie z.B. eine große Auswahl an verschiedensten Künstlern, Sie können sich Angebote und Hörproben einholen.

Außerdem denken Sie darüber nach, ob Sie einen Fotografen haben möchten oder zusätzlich einen Videografen, der die schönen Momente wie den Hochzeitstanz auf Video verewigen kann. Entscheiden Sie sich für einen Floristen und einen Konditor und besprechen Sie gemeinsam Ihre Wünsche zum Blumenstrauß und Ihrer Hochzeitstorte.

Wenn Sie nun alles gebucht haben oder wenigstens schon mal die Angebote eingeholt haben, können Sie den Tagesablauf einmal durchplanen – z. B. wann sollen die Gäste wo sein, wann soll gegessen werden oder wann die Tanzfläche eröffnet werden soll, sind wichtige Themen, die Sie schon mal im Voraus planen können. Am besten sprechen Sie sich mit den Brautjungfern ab, damit diese am Tag Bescheid wissen, wann was zu tun ist und Sie keinerlei Stress haben.

Einige Paare entscheiden sich dafür, die standesamtliche Trauung und die Zeremonie an einem Tag stattfinden zu lassen. Genauso gut können Sie natürlich auch eine standesamtliche Trauung im kleinen Kreis und eine größere Feier inklusive freier oder kirchlicher Trauung zu einem späteren Zeitpunkt planen. In der Regel dauert eine standesamtliche Trauung jedoch nur maximal 30 Minuten, sodass es kein Problem sein sollte, beides an einem Tag zu planen.

Folgende mögliche Programmpunkte sollten Sie außerdem bedenken:

• "Getting Ready": Ankleiden sowie Hair- und Make-Up der Braut (ca. 2 Stunden einplanen)

• Sektempfang

• Paarshooting (dieses könnte jedoch auch am Vortag stattfinden)

• Fotos mit Gästen

• Kaffee und Kuchen am Nachmittag

• Eröffnungstanz

• Reden (üblicherweise vor oder während des Abendessens)

• Hochzeitstorte anschneiden

Nun können Sie sich und Ihren Partner einkleiden, planen Sie diesen Schritt ungefähr sechs bis acht Monate vor Ihrer Hochzeit ein, damit Sie noch etwas Zeit haben, falls etwas geändert werden muss. Vereinbaren Sie einen Termin in einem Brautmoden-Geschäft Ihrer Wahl, dort bekommen Sie eine passende Beratung für das perfekte Outfit, welches genau Ihren Wünschen entspricht.

Anschließend können Sie gemeinsam die passenden Trauringe aussuchen und bei Bedarf auch noch gravieren lassen. Sollten Sie Sonderwünsche haben, empfiehlt es sich, drei bis vier Monate vor der Hochzeit Trauringe auszusuchen.

Die vorläufige Gästeliste können Sie nun noch einmal überarbeiten und alle Adressen zusammensammeln, dann können Sie den Auftrag für Ihre Hochzeitseinladungen, Tischkarten und Menüs an die Druckerei geben.

Eine Kleinigkeit können Sie noch vorbereiten, denn wenn Sie von der Hochzeitsreise wiederkommen und die ganzen Geschenke sehen, dann wissen Sie mit großer Wahrscheinlichkeit nicht mehr von wem welches Geschenk ist. Legen Sie sich also am besten ein kleines Büchlein an, in dem Sie dies eintragen können, dann bekommt jeder eine persönliche Danksagung.

Und zu guter Letzt sollten Sie den Tag vorher einfach nur Entspannen, alles ist mit Ihrer Checkliste geplant und Sie können sich darauf freuen den Tag zu genießen!