5 Tipps zur erfolgreichen Eventorganisation von Live-Events in 2023

Die Digitalisierung und ebenso die Pandemie haben in den vergangenen Jahren großen Einfluss auf die Eventorganisation genommen, Corona beschleunigte die Entwicklung hybrider und virtueller Events enorm. Zwar werden Menschen in Zukunft persönliche Veranstaltungen vor Ort wieder vermehrt besuchen, die Auswahl dieser Events wird jedoch bewusster und mit veränderter Motivation stattfinden, wie der Innovationsverbund Future Meeting Space feststellt. Wie also gelingt die Überzeugung zur Teilnahme an Events vor Ort?

Erfolgreiche Eventorganisation beginnt bereits einige Zeit vor dem eigentlichen Event mit dem richtigen Eventmarketing. Sind Veranstaltungsart und -ziel festgesetzt, ist der richtige Kanal, die richtige Zeit und ein ansprechender Inhalt für erfolgreiches Eventmarketing Voraussetzung. Die Zielgruppe, ihre Interessen und Wünsche genau zu kennen ist essenziell, um das Interesse potenzieller Teilnehmender zu wecken. Personalisierte Einladungen per E-Mail sind das Mindestmaß an Individualisierung, Umfragen zu Wünschen und Interessen helfen, die Zielgruppe besser zu fokussieren, Teilnehmende konkreter ansprechen zu können und schon vorab eine Bindung zu Besucher:innen herzustellen. Auf Basis dieser Informationen lassen sich individualisierte Vorschläge zu Programmpunkten machen, die für die Teilnehmenden von Belang sein könnten. Stück für Stück Einblicke in die geladenen Speaker oder geplanten Aktionen zu geben, sorgt für kontinuierliche Kommunikation und weckt Vorfreude auf das Event. Die Entscheidung für eine Teilnahme vor Ort wird, bedingt durch die Entwicklungen während der Pandemie, bewusster getroffen, weshalb der Mehrwert der Veranstaltung schon im Vorhinein ersichtlich sein muss. Die Individualisierung der Eventorganisation und das Bieten personalisierter Programme erhöht die Wahrscheinlichkeit einer Teilnahme – kommunizieren Sie die Vorteile Ihres Events also deutlich.

Hand in Hand mit der Individualisierung von Eventorganisation geht die Inszenierung des Eventanlasses und damit die Frage: Welche Gründe sprechen für den Besuch einer Veranstaltung vor Ort? Hierzu zählt nicht nur der eigentliche Veranstaltungszweck, insbesondere stehen Faktoren wie Networking, Inspiration und neue Ideen im Fokus. Welchen Gewinn bringt das Event für Teilnehmende und warum? Weshalb lohnt sich ein Besuch vor Ort, warum könnte eine virtuelle Veranstaltung keine gleichwertige Funktion erfüllen? Für welche bestehenden Probleme bietet das Event Möglichkeiten der Lösungsfindung? Die Antworten auf diese Fragen und somit die Message des Events zu identifizieren und zu kommunizieren, ist ein wichtiger Teil in der Eventorganisation und begünstigen den Erfolg Ihres Events.

Dieser Faktor mag zeitlich gesehen den größten Teil der Eventorganisation ausmachen. Neben Grundvoraussetzungen wie Sicherheits- und Hygienestandards, Barrierefreiheit und einer einfachen Orientierung am Veranstaltungsort, tragen eventspezifische Begeisterungsfaktoren zum Erfolg einer Veranstaltung bei: Welche Bestandteile sind bei Ihrem Event einzigartig? Womit schaffen Sie nicht nur Zufriedenheit, sondern Begeisterung?

Das Einbinden interaktiver Elemente, eines passenden Rahmenprogramms oder der Fokus auf eine Erlebnisorientierung, zum Beispiel durch eine besondere Location, bietet Teilnehmenden eine eindrucksvolle Erfahrung. Orientiert sich die Eventorganisation mit Blick auf die Zielgruppe zudem an aktuellen Trends wie Nachhaltigkeit, Mikromobilität oder Virtual Reality und bietet gleichzeitig ein gewisses Maß an Flexibilität, stehen die Erfolgschancen für Ihre Veranstaltung gut.

Wenngleich die Inhalte und das Programm der Veranstaltung den zentralen Bestandteil für ein erfolgreiches Event ausmachen, ist die Eventlocation und das Event-Design nicht weniger wichtig. In der Eventorganisation sollte die Location nicht nur einen zweckmäßigen Raum darstellen, sondern vielmehr als Fläche für die Gestaltung von einheitlichem Look & Feel angesehen werden. Dabei spielen praktische Faktoren wie eine sehr gute Erreichbarkeit mit dem ÖPNV, die nötigen Sicherheitsstandards und ein ausreichendes Platzangebot eine ebenso große Rolle wie das Ambiente, der thematische Bezug und die Verfügbarkeit technischer Möglichkeiten. Auch das bewusste Angebot von Orten für Networking zwischen den Teilnehmenden sollte eingeplant werden. Außergewöhnliche oder Erlebnis-Locations bleiben Teilnehmenden außerdem aufgrund Ihrer Besonderheiten in Erinnerung und sorgen nebenbei für Gesprächsstoff. 

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Mit dem Ende des Events ist es für die Organisator:innen eines Events noch nicht getan. Erfolgreiche Eventorganisation erstreckt sich auch über die Zeit nach der Veranstaltung und aktiviert die Teilnehmenden im Nachgang. Hierfür bieten sich verschiedene Arten der Kommunikation an, die auf die Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppe ausgerichtet werden sollten. Mit Recap-Videos, einer interaktiven Fotogalerie oder einem Feedback-Aufruf zur Veranstaltung werden die Besucher:innen des Events dazu angeregt, sich nochmal zurückzuerinnern und ihre Erlebnisse, Learnings und Erfahrungen zu teilen. Für den Veranstalter ergibt sich dadurch nicht nur die Möglichkeit, das Feedback in die Eventorganisation kommender Veranstaltungen einfließen zu lassen, zusätzlich wird die Grundlage für eine Eventcommunity geschaffen. Glückliche Teilnehmende vergangener Events für zukünftige Veranstaltungen zu begeistern, macht die kommende Eventorganisation einfacher und bietet eine verlässliche Erfolgsgrundlage.